Text copied to clipboard!
Titel
Text copied to clipboard!Kommittésekreterare
Beskrivning
Text copied to clipboard!
Vi söker en Kommittésekreterare som kan ge kvalificerat administrativt och organisatoriskt stöd till en kommitté, nämnd, styrelse eller annan beslutsfattande grupp. I denna roll ansvarar du för att säkerställa att möten planeras effektivt, att handlingar sammanställs och distribueras i tid samt att protokoll och beslutsunderlag håller hög kvalitet. Du fungerar som en central kontaktpunkt mellan ordförande, ledamöter, interna funktioner och externa intressenter, och bidrar till att kommitténs arbete bedrivs strukturerat, rättssäkert och enligt gällande rutiner.
Som Kommittésekreterare har du en viktig funktion i att skapa ordning, transparens och kontinuitet i beslutsprocesser. Du förbereder dagordningar i samråd med ansvariga, samlar in underlag från olika parter och granskar material för att säkerställa att det är komplett, korrekt och tydligt presenterat. Under möten ansvarar du ofta för närvarolistor, praktisk samordning och noggrann dokumentation av diskussioner, beslut och uppföljningspunkter. Efter möten ser du till att protokoll färdigställs, justeras och arkiveras enligt organisationens riktlinjer.
Rollen kräver mycket god administrativ förmåga, hög integritet och ett professionellt bemötande. Du behöver kunna hantera konfidentiell information med omdöme och förstå vikten av korrekt dokumenthantering. Eftersom arbetet ofta innebär kontakt med personer i olika funktioner och på olika nivåer behöver du vara serviceinriktad, tydlig i din kommunikation och skicklig på att bygga förtroendefulla arbetsrelationer. Du förväntas också kunna arbeta självständigt, prioritera mellan flera parallella uppgifter och hålla deadlines även under perioder med högt tempo.
En framgångsrik kandidat är detaljorienterad, strukturerad och van att arbeta med administrativa processer i en professionell miljö. Erfarenhet av mötesadministration, protokollföring, diarieföring eller liknande uppgifter är mycket värdefull. Det är också en fördel om du har förståelse för styrning, beslutsprocesser och formella arbetsformer inom offentlig verksamhet, ideella organisationer, utbildningsinstitutioner eller större företag.
Tjänsten passar dig som trivs i en stödjande men ansvarsfull roll där noggrannhet, samordning och kommunikation står i centrum. Du får möjlighet att bidra till välfungerande mötesprocesser och till att viktiga beslut dokumenteras och följs upp på ett professionellt sätt. Om du uppskattar ordning och reda, har ett skarpt öga för detaljer och vill arbeta nära beslutsfattare i en verksamhetskritisk administrativ funktion, kan detta vara rätt möjlighet för dig.
Ansvar
Text copied to clipboard!- Planera, samordna och administrera kommittémöten och sammanträden.
- Upprätta dagordningar i samarbete med ordförande och ansvariga parter.
- Samla in, granska och distribuera möteshandlingar inom utsatta tidsramar.
- Föra noggranna protokoll och dokumentera beslut, diskussioner och åtgärdspunkter.
- Säkerställa korrekt arkivering, diarieföring och dokumenthantering enligt riktlinjer.
- Följa upp beslut och påminna ansvariga om deadlines och åtaganden.
- Vara kontaktperson för ledamöter, interna avdelningar och externa intressenter.
- Stödja kommittén med praktisk möteslogistik, bokningar och kommunikation.
Krav
Text copied to clipboard!- Gymnasieutbildning, gärna kompletterad med eftergymnasial utbildning inom administration eller liknande.
- Erfarenhet av kvalificerat administrativt arbete och möteskoordination.
- Mycket god förmåga att skriva tydliga protokoll och formella dokument på svenska.
- God organisatorisk förmåga och vana att hantera flera uppgifter samtidigt.
- Hög noggrannhet och stark känsla för sekretess och integritet.
- Goda kunskaper i digitala kontorsverktyg och dokumenthanteringssystem.
- Förmåga att arbeta självständigt och samtidigt samarbeta med många intressenter.
- Meriterande med erfarenhet från offentlig sektor, styrelsearbete eller kommittéadministration.
Potentiella intervjufrågor
Text copied to clipboard!- Vilken erfarenhet har du av protokollföring och mötesadministration?
- Hur säkerställer du att dokumentation blir korrekt, tydlig och komplett?
- Har du arbetat med konfidentiell information, och hur hanterade du den?
- Vilka digitala verktyg och system har du använt i administrativt arbete?
- Hur prioriterar du när flera deadlines sammanfaller?
- Har du erfarenhet av att stödja styrelser, nämnder eller kommittéer?
- Hur arbetar du för att skapa struktur i komplexa administrativa processer?
